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江陰市人大機關公文處理辦法
(信息時間:2018-11-27)  點擊量:
 

第一章 總 則

第一條 為適應市人大常委會機關(以下簡稱人大機關)工作需要,推進公文處理工作科學化、制度化、規范化,提高公文處理的質量和效率,制定本辦法。

第二條 人大機關公文,是市人大常委會及其機關在依法行使各項職權過程中形成的具有特定效力和規范體式的文書,是發布決定、決議、公告,指導、布置和商洽工作,請示和答復問題,報告和交流情況的重要工具。

第三條 市人大常委會辦公室是人大機關公文處理的管理機構,負責公文的處理和協調工作。人大各專委會、常委會各辦事機構負責與本委、本機構有關的公文辦理工作,并協助辦公室做好人大機關公文處理的具體工作。

第四條 人大機關公文處理,包括公文擬制、審核、辦理、管理、立卷歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

第五條 公文處理應當堅持實事求是、準確規范、精簡高效、安全保密的原則。

從事公文處理的人員應當忠于職守、保守秘密、作風嚴謹,具備相應的業務知識。

第二章 公文種類

第六條 人大機關公文種類主要有:

(一)公告。適用于常委會發布選舉結果及其他重要事項。

(二)決議。適用于常委會會議審議通過的重要事項。

(三)決定。適用于常委會對重要事項做出的決策和安排。

(四)公報。適用于公布常委會重要決定或者重大事項。

(五)意見。適用于常委會對議案或重要問題提出見解和處理辦法等。

(六)通知。適用于常委會發布、傳達需要有關單位執行和周知的事項,批轉、轉發公文。

(七)通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

(八)報告。適用于匯報工作、反映情況。

(九)請示。適用于請求指示、批準。

(十)批復。適用于答復請示事項。

(十一)函。適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。

(十二)紀要。適用于記載會議或活動的主要情況和議定事項。

(十三)議案。適用于依照法律程序,向市人大及其常委會提請審議事項。

(十四)建議、批評和意見。適用于依照法律程序,市人大代表向人大及其常委會提出,并需要有關機關和組織研究處理、答復事項。

(十五)規則。適用于市人大及其常委會為依法履職所制定的有關人員共同遵守的制度和安排。

(十六)規定。適用于對特定范圍內工作和事務制訂的帶有約束性措施。

第三章 公文格式

第七條 人大機關公文格式一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附件、主題詞、抄送單位、版記、頁碼等組成。

(一)密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限,標注于公文首頁發文機關標志右上方。秘密等級由人大機關保密委研究確定。涉密公文應當標注份號,標注于公文首頁發文機關標志左上方。一般用3號黑體字、阿拉伯數字標注。

(二)緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度,緊急公文應當分別標注“特急”“加急”。電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。標注于公文首頁發文機關標志左上方(密級和保密期限后)。一般用3號黑體字標注。

(三)發文機關標志。由發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”二字組成。聯合行文時,發文機關標志可以并用聯合發文機關名稱,可以單獨用主辦機關名稱。發文機關標志居中排布。

(四)發文字號。由發文機關代字、年份、發文順序號組成。聯合行文時,使用主辦機關的發文字號。發文字號編排在發文機關標志下位置居中排布。人大機關發文代字為:澄人黨組、澄人發、澄人辦發、澄人函、澄人辦函、澄人機黨等。

(五)簽發人。上行公文應當在發文字號右側標注簽發人姓名。

(六)標題。由發文機關名稱、事由和文種組成。分一行或多行居中排布。回行時要做到詞意完整、排列對稱、長短適宜、間距恰當。標題排列應當使用梯形或菱形。

會議通過的文件,應當在標題之下和正文之前注明該次會議和通過日期。

(七)主送機關。公文的主要受理機關,應當使用全稱或者規范化簡稱或者同類型機關統稱。公文首頁必須顯示正文。在正文上方居左頂格排列。

(八)正文。公文的主體,用來表述公文的內容。

(九)附件說明。公文附件的順序號和名稱。在正文下空一行、左空二字編排。附件名稱后不加標點符號。

(十)發文機關署名、成文日期、印章。署發文機關全稱或者規范化簡稱。署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期;聯合行文時,署簽發機關負責人簽發的日期;成文日期使用阿拉伯數字。公文應當加蓋發文機關印章,并與署名機關相符。加蓋印章頁必須有正文,不得采取“此頁無正文”的方法處理。印章用紅色,不得出現空白印章。有特定機關發文標志的普發性公文和電報可以不加蓋印章。

使用簽發人簽名章的公文,其印章一般用紅色。

(十一)附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。附件應當另頁編排,在版記之前,與正文一起裝訂。

(十二)主題詞。主題詞標注應以中共中央辦公廳印發的《公文主題詞表》系列叢書為標準,主題詞目之間空一字符,如無規范詞目可根據公文主題意思概括編寫,并在其后標“△”。

(十三)抄送單位。除主送機關以外的其他需要執行或知曉公文內容的其他機關,應當使用全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱及有關個人。

(十四)版記。由公文制發機關名稱、印發日期、印制份數組成。在公文末頁下端編排。印發日期、份數應當用阿拉伯數字。

(十五)頁碼。公文頁數順序號。編排在公文版心下邊緣之下,數字左右各放一條一字線,單頁碼居右空一字,雙頁碼居左空一字。

第八條 公文用紙幅面采用GB/T148中規定的A4型紙。使用的漢字、數字、外文字符、計量單位和標點符號等,按照國家有關標準和規定執行。

公文雙面印刷、左側裝訂,一般每頁排22行,每行排28個字,并撐滿版心。公文格式各要素一般使用3號仿宋體字。公文正文編排于主送機關名稱下一行,每個自然段左空二字,回行頂格。文中結構層次序數依次可以用“一、”“(一)”“1、”“(1)”標注;一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。

各種公文起草應當用鋼筆、簽字筆或者毛筆書寫,書寫應當公正、清晰。

第四章 行文規則

第九條 人大機關行文的主體為:市人大常委會黨組、市人大常委會、市人大常委會辦公室。

根據市人大常委會授權,市人大各專門委員會可以對外制發正式公文。各工作委員會作為市人大常委會的內設辦事機構,不可以對外制發正式公文。市人大常委會機關黨總支可以對外制發職權范圍內的正式公文。

第十條 人大機關各行文主體應根據各自工作關系和職權范圍確定行文關系。向上級機關行文,一般主送一個上級機關,根據需要可以同時抄送相關上級機關和同級機關,不得抄送下級機關;請示應當一文一事,不得越級請示和越級抄送,特殊情況必須越級時,應當抄送被越過的上級機關;不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文,不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文。向下級機關的重要行文,可以抄送直接上級機關;涉及雙重領導的下級機關,必要時可以抄送該機關的另一個上級機關。同級機關可以聯合發文,聯合發文的牽頭、協商工作由聯合發文的主辦機關負責。

(一)市人大常委會黨組可以向市委、市紀委及市委各部門行文,可向常委會各辦事機構行文。

(二)市人大常委會可以向市人民政府及其組成部門、市監察委員會、市人民法院、市人民檢察院行文;可以向市人大專門委員會、市人大常委會各辦事機構行文;可以向各基層人大、市人大代表小組行文;可以向省、無錫市人大常委會及其辦事機構和省、無錫人大專門委員會行文。

(三)市人大常委會辦公室為傳達常委會會議、主任會議決定的事項以及根據工作需要,可以向市委、市人民政府及其有關部門、市監察委員會、市人民法院、市人民檢察院行文;可以向各基層人大、市人大代表小組行文;可以向省、無錫市人大常委會辦事機構和省、無錫市人大專門委員會行文。必要時,可以與有關部門聯合行文。

(四)市人大專門委員會根據常委會的授權,可以向市委、市人民政府及其有關部門、市監察委員會、市人民法院、市人民檢察院行文;可以向各基層人大、市人大代表小組行文;可以向省、無錫市人大常委會辦事機構和省、無錫市人大專門委員會行文。

(五)市人大機關黨總支可以向市級機關黨工委行文,可以向人大機關各黨支部、黨員行文。

第五章 公文辦理

第十一條 公文辦理包括收文辦理、發文辦理和整理歸檔。

第十二條 收文辦理的主要程序:

(一)簽收。對收到的各種公文,統一由辦公室秘書科負責簽收。簽收時,要逐件清點,發現問題,應及時向來文機關查詢并采取相應措施。

常委會領導、各專委會和辦事機構通過其他途徑收到的需要處理的公文,應當統一交由辦公室秘書科。

(二)登記。按來文機關分級歸類進行登記,將公文的發文機關、發文字號、標題、秘密等級、份數、收到日期等逐項填寫來文登記表。

抄報、抄送至本機關的一般性參閱材料(包括簡報、動態等),由秘書科按職責分發至常委會有關領導、專門委員會和辦事機構等,一般不作登記。

(三)初審。辦公室秘書科對登記后的公文應當進行初審,并按閱知、批辦進行分類。閱知類公文統一填制“文件傳閱單”后呈送辦公室主任或副主任進行長復審并簽批。批辦類統一填制“公文辦理簽批單” 呈送辦公室主任或副主任進行復審并簽批。

呈送辦公室主任或副主任進行復審并簽批的公文應當按照“一文一單”的方式進行分類。

(四)批辦。對辦公室秘書科呈送的閱知類、批辦類公文進行認真審閱復審,并分別提出批辦意見。

(五)傳閱。根據辦公室主任或副主任提出的批辦意見,按照規定和程序將公文送有關領導、各專門委員會和辦事機構領導傳閱,不得隨意擴大傳閱范圍。辦公室秘書科應隨時掌握公文去向,避免漏傳和延誤。

(六)承辦。根據辦公室主任或副主任提出的批辦意見,按照規定和程序及時進行交辦處理。涉及需要常委會領導作出指示的,由秘書科統一送常委會相關領導審簽,并根據常委會的意見再交由相關機構或人員進行處理。緊急公文應當明確辦理時限。

承辦機構或承辦人應當即收即辦,確保在規定期限內高質量完成。完成后,承辦機構負責人或承辦人應當在批辦意見下,注明辦理結果;需要答復的,承辦機構或承辦人應當及時答復來文單位,并根據需要告知相關單位。

(七)催辦。一般由辦公室秘書科負責,綜合科做好配合工作。對于急件、重要件,應作重點催辦,保證辦理的時效性。屬于各專委會、辦事機構轉辦的文件,由有關專委會、辦事機構負責催辦。

第十三條 公文擬制包括公文的起草、審核、簽發等程序。

(一)起草。綜合性公文一般由辦公室負責,專業性文件由市人大相關專門委員會、常委會相關辦事機構負責。重要公文起草由辦公室主任牽頭,辦公室分管副主任組織實施,有關專委會和辦事機構配合。公文起草的基本要求是:

1、符合黨的路線方針政策和國家憲法、法律、法規及有關規定,完整準確體現發文意圖,并同現行公文相銜接。

2、一切從實際出發,分析問題實事求是,所提政策措施和辦法切實可行。

3、內容簡潔,主題突出,觀點鮮明,結構嚴謹,表述準確,文字精煉,使用標點符號準確、規范。

4、文種正確,格式規范。

5、涉及其他部門或單位職權范圍內的事項,應當征詢相關部門或單位的意見,力求達成一致。

(二)審核。公文起草完成后,應當按規定程序送逐級進行審核。由辦公室負責起草的公文按分管副主任、主任進行審核;由各專委會、辦事機構負責起草的公文,分別由各專委會、辦事機構負責審核;公文內容涉及多個領域的,相關專委會、辦事機構應當同時進行會審。審核的重點是:

1、行文理由是否充分,行文依據是否準確。

2、內容是否符合黨的路線方針政策和國家法律法規;是否完整準確體現發文意圖;是否同現行有關公文相銜接;所提政策措施和辦法是否切實可行。

3、涉及有關部門業務的事項是否經過協調并取得一致意見。

4、文種使用是否準確,公文格式是否規范。

5、主送和抄送單位是否恰當、具體;相關事項是否符合公文起草的有關規定和要求。

需要提請常委會主任會議、常委會會議、常委會黨組會議審議的重要公文文稿,審議前由辦公室進行審核。

經審核不宜發文或需要作進一步研究和修改的,應當提出具體意見,由起草人修改后重新報送審核。

(三)簽發。公文應當經發文主體對應的主要負責人審批簽發。簽發人簽發公文應當簽署意見、姓名和完整日期。人大機關常見公文及文稿審批簽發規定如下:

1、市人大常委會黨組文件,由常委會黨組書記或書記授權的副書記簽發。

2、市人大常委會文件及主任會議紀要、視察活動紀要,由常委會主任或常委會主任授權的副主任簽發。

3、市人大專門委員會文件由各專門委員會主任委員或副主任委員簽發。

4、市人大常委會辦公室文件,由辦公室主任或副主任簽發。常委會黨組、常委會授權辦公室制發的公文,在審批簽發前應當提請常委會主任會議或常委會領導同意。

5、市人大常委會機關黨總支文件,由常委會機關黨總支書記或書記授權的副書記簽發。

6、《江陰市人大常委會公報》《調查與建議》《江陰人大通訊》等內部刊物由辦公室主任或副主任簽發。

7、人大機關對外公開的履職信息(包括公告、決議、決定、新聞消息等),按常委會履職信息公開的相關規定執行。

第十四條 發文辦理的主要程序:

(一)登記。已經審批簽發的公文,由辦公室秘書科進行發文登記、編號。

(二)復核。公文印發之前應當對審批手續、內容、文種、格式等進行復核;需作實質性修改,須報原簽發人復審。公文復核由擬稿人負責,必須做到認真細致、準確無誤。

(三)印制。經復核后的公文,由擬稿人負責交付印刷。公文印制必須確保質量和時效。各類公文和文稿由辦公室統一安排印制。急件、要件應先打印,特急件隨到隨辦。各專門委員會、辦事機構非正式公文和文稿,由各專門委員會、辦事機構自行負責審核、印制。

涉密公文應當在規定設備上處理、在規定的場所印制。未經簽準同意,密級文件和資料一律不得復印。

(四)核發。公文印制完成后,擬稿人應當對公文的文字、格式、印刷質量等進行檢查,確認無誤后由辦公室秘書科統一分發。

各專門委員會、辦事機構的材料包括以市人大常委會或市人大常委會辦公室名義印制的召開專業性會議、視察的通知及有關材料,由各專門委員會、辦事機構配合辦公室分發。

第十五條 公文辦理完畢,應當根據檔案法及機關檔案管理的有關規定,及時對公文和有關材料進行匯總,收集齊全后整理歸檔。整理歸檔的基本要求是:

(一)按照“一事一案”原則,由擬稿人或承辦人負責,將公文辦理過程中形成的公文的起草稿定稿、正本及有關材料包括電子公文,收集齊全后送秘書科進行整理。

(二)聯合辦理的公文,原件由主辦單位負責歸檔,相關單位可保存復印件。

(三)由專委會、辦事機構和辦公室有關科獨立處理公務形成的其他有關公文及資料,由各專委會、辦事機構和辦公室有關科加強日常管理,視情況按年或半年為期,整體移送秘書科進行整理。

(四)沒有歸檔和存查價值的公文,經鑒別和辦公室主任或副主任批準,可定期銷毀。

(五)人大機關檔案按年進行立卷歸檔、按屆向市檔案管理部門整體移檔。

(六)人大機關公文由辦公室秘書科統一管理。人大專委會、辦事機構和個人,不得保存應當歸檔的公文和有關資料。工作人員離崗離職時,應當主動將暫存、借用的公文返還秘書科。

第六章 附 則

第十六條 人大機關公文辦理中形成的電子公文,參照本辦法相關規定進行管理。同時建立容災備份管理機制,加強對電子公文等人大機關公文及資料的安全管理。

第十七條 本辦法自通過之日起施行。

 
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